沖縄ファミリーマート、請求書業務をデジタル化して効率化を実現

沖縄県内に335店舗を展開する沖縄ファミリーマートが、請求書受取業務のデジタル化を進め、業務効率を大きく向上させた事例が注目を集めています。今回の取り組みは、株式会社インフォマートが提供する「BP Storage for 請求書受取」を活用し、業務のペーパーレス化や承認フローの短縮を実現しました。

導入背景

沖縄ファミリーマートは、月間約700社からの請求書を処理する中で、これまでの多くが紙ベースでの運用となっていました。承認作業は5〜6名の手を経て進められ、完了までに3日の時間を要することが多かったのです。また、押印のために出社しなければならない負担も大きく、業務の効率化が急務となっていました。そこで、デジタル化の推進として導入されたのが「BP Storage for 請求書受取」です。

このサービスでは、PDFや紙で届く請求書をAI-OCR技術により自動でデータ化します。沖縄ファミリーマートにとって、同社が沖縄に営業所を設けていることから、対面でのサポートが受けられる安心感もあり、この選択が決定づけられました。

導入の具体的な効果

1. 承認フローのデジタル化

導入後は、請求書のデータ化を通じて承認作業がリモートで行えるようになり、3日かかっていたリードタイムが1日に短縮されました。これにより、上長の不在や出社タイミングの影響を受けることが少なくなり、業務もスムーズに進行できるようになりました。

2. 処理時間の短縮

AI-OCRによって処理時間も大幅に削減されました。このシステム導入前は、1件あたり約10分かかっていた処理が、2〜3分に短縮されました。また、月間約1,000枚の請求書をデジタル化することで、ペーパーレス化にも成功し、環境への配慮も実現しました。

なお、複数の請求書を一元管理することで業務の平準化も図られ、集中する月初の業務負荷が軽減されました。

今後の展望

沖縄ファミリーマートは、請求書の発行業務のデジタル化にも乗り出す予定です。2027年の2月までには、グループ間取引の200件を電子化する方針で、さらなる業務の効率化とデジタル化を進めていきます。生成AI技術を取り入れることで、今後の業務改革も加速することが期待されています。

この取り組みは、沖縄ファミリーマートが地域に根ざしたサービスを提供しつつ、業務の効率化に向けた進化を続ける姿勢を示しています。デジタル化による業務改善は、今後ますます重要なテーマになることでしょう。